Письмо подтверждения бронирования. Что нового? Как выглядит подтверждение брони отеля для визы

Подтверждение бронирования - резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым гостиницей гостю.

После получения заявки на бронирование гостиница должна выслать подтверждение или отказ в брони. Иногда заявки ставятся на лист ожидания, а окончательный ответ дается в течение установленного срока. Любое бронирование считается подтвержденным после получения Гостем

расчетного листа номера брони, сформированного программным обеспечением. Менеджер бронирования гостиницы обязан предоставить подтверждение бронирования с уникальным номером брони по согласованному с Гостем и удобным ему способом (по номеру факса или электронному адресу).

Подтверждение бронирования необходимо производить на том же языке, на котором была составлена заявка на размещение.

При гарантированном бронировании указывается период ожидания гостя, после которого вступают в силу штрафные санкции, применяемые в случае поздней аннуляции заказа на размещение или неприбытия в отель. При негарантированном бронировании указывается время, до которого гость может рассчитывать на получение забронированного им номера. Как правило, текст подтверждения бронирования начинается с благодарности за выбор данного отеля. Кроме условий и порядка бронирования, в текстах подтверждений гостей могут информировать о порядке визовой поддержки, условиях питания, трансфера, времени заезда и расчетного часа в гостинице , а также давать ответы на любые интересующие клиентов вопросы.

Иногда в бронировании происходят какие-либо изменения. Клиенты не полностью аннулируют заказ, а лишь частично меняют условия. Это касается, прежде всего, сроков проживания, количества персон, категории номера, особых пожеланий гостей. Такие изменения фиксируются сотрудниками отдела бронирования в специальном бланке или делаются пометки в журнале регистрации заявок на размещение. Все изменения в бронировании должны быть также внесены в компьютерную систему.

Если изменения возможны, то сотрудник отдела бронирования вносит изменения в уже имеющееся подтверждение, корректирует отдельные детали бронирования и высылает в адрес клиента факс с пометкой «переподтверждение» (reservation reconfirmation).

Сотруднику отдела бронирования следует сообщить об изменениях в те отделы, которых эти изменения касаются. Если бронь невозможно изменить из-за занятости отеля в запрашиваемые даты, то нужно предложить клиенту альтернативные числа и категорию номера, а также спросить, хочет ли он быть включенным в лист ожидания. Листы ожидания проверяются ежедневно. Если номера освобождаются, сотрудники отдела бронирования звонят клиентам, внесенным в лист ожидания. Приоритет определяется менеджером отдела.

Если бронирование невозможно по тем или иным причинам, то в таком случае отдел бронирования высылает официальный отказ в размещении, содержащий извинения, причину отказа, сообщает период улучшения ситуации со свободными номерами выражает надежду на дальнейшее сотрудничество.

Аннуляция бронирования.

Служба бронирования выполняет не только бронирование номеров, но и производит аннуляцию заказов на бронирование . При полной аннуляции бронирования заполняется бланк «Отмена бронирования ».

Аннуляция негарантированного бронирования . Сотрудник отдела бронирования должен запросить имя гостя, адрес, количество забронированных номеров, дату заезда и выезда, а также номер подтверждения, если таковой существует. Эта информация помогает правильно осуществлять аннуляцию бронирования. После того как была произведена аннуляция бронирования , сотрудник отдела бронирования называет гостю номер аннуляции заказа и спрашивает, будет ли гость осуществлять какое-либо другое бронирование . Сотрудник должен удостовериться, что заказ на бронирование отменен и создан документ аннуляции бронировани я с соответствующим номером.

Аннуляция гарантированного бронирования . При заблаговременной аннуляции бронирования гостем, во избежание недоразумений, особенно финансовых, сотрудники отдела бронирования должны руководствоваться установленными правилами аннуляции гарантированного бронирования.

1. Запрашивается информация о бронировании номера . Эта информация включает имя гостя, его адрес, количество забронированных номеров, даты заезда и выезда, номер бронирования. В процессе отмены бронирования гостю также сообщается номер аннуляции. Сотрудник отдела бронирования должен объяснить клиенту, что номер аннуляции должен быть сохранен как гарантия своевременной аннуляции бронирования в случае возникновения каких-либо финансовых претензий со стороны отеля. Номер аннуляции состоит из даты, инициалов и кода сотрудника, осуществляющего аннуляцию.

2. Отмечается, что бронирование номера аннулировано , документу присваивается соответствующий номер аннуляции, а также проставляется дата аннуляции. Если аннуляция производится не самим гостем, а по его просьбе, то проставляется имя того, кто производит аннуляцию.

3. Номер аннуляции бронирования вносится в общую ведомость.

4. Все сведения по данной аннуляции вносятся в базу данных компьютера отеля для статистики, анализа и дальнейшей выработки политики отеля в плане резервирования номеров. Эта информация сохраняется в памяти компьютера до следующего возможного приезда гостя.

Действия по отмене бронирования, сделанного по предоплате, в разных отелях могут отличаться между собой. Предоплата должна быть возвращена гостю после процесса аннуляции бронирования . Возможно письменное подтверждение аннуляции, высылаемое отелем в адрес клиента, турагентства или компании.

Если запрос на отмену заявки пришел по факсу или e-mail, то сотрудник бронирования высылает письмо-подтверждение отмены (cancellation confirmation). Служба, принимающая аннуляцию должна действовать профессионально, вежливо, аккуратно и четко.

Собранная в процессе резервирования информация автоматически перемещается на стойку Reception. Сотрудники отдела бронирования подготавливают листы заезда на каждый день, ими пользуются сотрудники при заезде гостей. Высококлассные отечественные отели предоставляют иностранным гражданам визовую поддержку.

Бронь с Airbnb подходит для получения визы в большинстве стран (в том числе шенгенской зоны). Чтобы подтвердить бронь, распечатайте план поездки с сайта. Как это сделать и как вписать туда других людей, я расскажу в этой статье.

В поездках нам больше нравится жить в квартире, чем в отеле. Меня радует наличие кухни. Да, приходится самим готовить, но экономия на еде все-таки пересиливает лень.

Квартиры обычно бронируем через сайт AirBnB, реже Booking.com. В Европу ездили так уже несколько раз, проблем с визами не было ни в шенгенской зоне ни в Великобритании.

Как бронировать жилье на AirBnB

Подходит ли airbnb для визы

Подходит и для шенгена, и для других виз тоже.

Бронируем, печатаем подтверждение и прикладываем к заявлению на визу.

Главное, чтобы на распечатке был адрес проживания, телефон и запись о том, что именно вы забронировали это место на определенные даты.

Если едете не одни, то лучше, чтобы у вас там были фамилии всех проживающих (кто едет с вами). Как их добавить покажу чуть ниже.

Как вписать человека в квитанцию от AirBnB

Заходим в План поездки.

На эту страницу вы попадете по кнопке Поездки в главном меню. У каждого бронирования есть кнопка Смотреть план поездки.

Сверху есть кнопка Управление гостями. Нажимаем и добавляем ваших попутчиков в план поездки. Система разрешает добавлять столько людей, на сколько вы запросили бронирование.

Тут у меня уже добавлена жена. За одно я выделил кнопку Распечатать. Это именно то, что нужно для подтверждения брони.

В плане появится вторая фамилия. В квитанции тоже. Теперь те, кто делает визу увидят, что вы едете вместе и жилье у вас уже забронировано.

Как распечатать подтверждение AirBnB для визы

Все просто.

Вот так выглядит подтверждение бронирования AirBnB. Эта бумажка вылезет из принтера. Ее нужно отвезти в визовый центр. Обратите внимание, что в распечатке оба путешественника: я с женой.

В AirBnB заходим в свой аккаунт. Сверху в Меню нажимаем Поездки, затем Посмотреть поездки.

Потом справа нажимаем на розовую кнопку План поездки. У каждого забронированного жилья она своя. Иллюстрация выше.

Подтверждение бронирования - резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым отелем клиенту. В ответ на запрос клиента в зависимости от наличия свободных мест гостиница делает бронирование и посылает подтверждение о бронировании, содержащее информацию об имени гостя, сроках проживания, категории номера, цене номера и дополнительных услугах, которые могут быть забронированы заранее. Текст подтверждения бронирования должен быть отправлен клиенту на фирменном бланке, на котором указывается номер подтверждения заказа, должность и фамилия ответственного лица отдела бронирования, а также прочие реквизиты. Подтверждение необходимо для того, чтобы гостиница всегда могла доказать, что заказчик был информирован об условиях бронирования в данном отеле.

Обычно конкретный номер не бронируется, а бронируется лишь категория номера, но если гость, особенно из числа постоянных или VIP-клиентов, предпочитает какой-либо конкретный номер, то его пожелание, как правило, учитывается. При бронировании на это необходимо обратить внимание и по возможности предоставить клиенту полюбившийся номер.

Гостиницы могут менять политику цен, а также порядок подтверждения бронирования. Официально опубликованные тарифы на размещение в данной гостинице могут быть изменены без предупреждения клиента, однако не подлежит изменению стоимость номера, указанная в подтверждении о бронировании. Гостинице следует письменно сообщить потенциальным клиентам об изменении тарифов на предоставляемые услуги размещения не менее чем за 30 календарных дней до даты введения.

Условия бронирования различны в разных гостиницах. Во избежание недоразумений клиентам при обращении в гостиницу следует подробно разъяснить эти условия.

Процесс обработки письма-заявки на размещение и оформление подтверждения бронирования происходит следующим образом.

1. При получении письма-заявки на размещение сотрудник отдела бронирования заполняет соответствующий бланк либо вносит наиболее важные данные из письма-заявки на размещение в журнал резервирования номеров. Далее он регистрирует заявку в электронной системе бронирования отеля и присваивает ей порядковый номер. Все бронирования должны быть введены в компьютерную систему в течении 1-2 часов. На основании введенной информации формируется перспективный график загрузки гостиницы. При регистрации заявки на бронирование особое внимание следует обращать на тип бронирования и форму оплаты. При гарантированном бронировании в заявке должны быть указаны реквизиты платежных документов, гарантирующие получение оплаты за номер при неявке гостя или поздней аннуляции бронирования клиентом. Чем больше информации будет внесено в электронную систему бронирования, тем качественнее и быстрее будут происходить процесс поселения и выписки клиентов.

2. Сотрудник отдела бронирования подготавливает подтверждение бронирования, куда вносятся все необходимые данные. Номером подтверждения будут являться тот же номер, под которым была зарегистрирована заявка на размещение. Как правило, в отелях уже имеются бланки подтверждений заявок на бронирование. Они могут представлять собой бланки как уже заложенные в электронную систему бронирования, так и бланки, отпечатанные типографским способом. Подтверждение бронирования необходимо производить на том же языке, на котором была составлена заявка на размещение. Текст подтверждения бронирования во многом зависит от типа бронирования. При гарантированном бронировании указывается период ожидания гостя, после которого, вступают в силу штрафные санкции, применяемые в случае поздней аннуляции заказа на размещение или неприбытия в отель. При негарантированном бронировании указывается время, до которого гость может рассчитывать на получение забронированного им номера. Как правило, текст подтверждения бронирования начинается с благодарности за выбор данного отеля. За основу текстов подтверждения можно взять следующие варианты:

Дата:_____________

Кому:_____________

Спасибо, что вы решили остановиться или разместить гостей в нашей гостинице. Подтверждаем бронирование в гостиницу «…….» номера (-ов) для:______________________________________

С _______20__года по _____20__года

Подтвердил бронирование______________ ______________

(должность) (подпись)

Дата:_____________

Кому:______________

Уважаемые господа!

Служба размещения гостиницы «……» подтверждает бронирование и предоставит Вам номер

С_______ по _________

Согласно вашей заявке.

Спасибо, что Вы выбрали нашу гостиницу

С уважением,

Отдел бронирования гостиницы «……»

За основу подтверждений в части условий и порядка бронирования на английском языке можно использовать:

Dear Mrs. Ivanova,

Thank you for your resent reservation. I am very pleased to confirm the following details for you:

I note that Mr. Brown will settle the account on departure.

Please note that this reservation is not yet guaranteed and may be released at 6 p.m. if your guest has not yet arrived. To guarantee this reservation please note forward the credit cart details or fax stating “Reservation Guaranteed in case of Non-Arrival”, and the room will bee kept available until their arrival. In case of non-arrival or cancellation within 24 hours prior to arrival date, we reserve the right to charge one night penalty.

With kind regards

Reservation Department

Reservation Conformation Letter

This reservation is guaranteed by Credit Cart AX - NO 743829585748395 with exp. Date - 12.02.In case of a no-show or cancellation within 24 hours prior to arrival date, the l st nшпре be charged against the Credit Cart.

В первом подтверждении речь идет о пока негарантированном бронировании. Во втором - о гарантированном бронировании.

Кроме условий и порядка бронирования, в текстах подтверждений гостей могут информировать о порядке визовой поддержки, условиях питания, трасфера, времени заезда и расчетного часа в гостинице, а также давать ответы на любые интересующие клиентов вопросы.

3. Сотрудник отдела резервирования посылает подтверждение бронирования по номеру факса, указанного в письме-заявке на размещение от компании, фирмы или частного лица. Сотрудник должен убедиться в том, что подтверждение бронирования получено адресатом по факсу, а полном объеме, без искажений. Подтверждением благополучного получения послания в этом случае будет ответ «ОК» на специальном бланке-рапорте, выдаваемом факсом. В случае получения нечеткого послания факс выдаст «Error» или «Poor line condition».

4. Все зарегистрированные письма-заявки на размещение, подтверждения бронирования на эти заявки и положительные подтверждения приема факса адресатом сортируется по датам заезда и хранятся в отделе бронирования до момента прибытия гостя в отель. Это необходимо для подтверждения деталей размещения при заезде гостя. После отъезда гостей эти документы архивируются на случай уточнения каких-либо деталей о проживании клиента в прошлом.

Иногда в бронировании происходят какие-либо изменения. Клиенты не полностью аннулируют заказ, а лишь частично меняют условия. Это касается, прежде всего, сроков проживания, количества персон, категории номера, особых пожеланий гостя. Такие изменения фиксируются сотрудниками отдела бронирования в специальном бланке или делаются пометки в журнале регистрации заявок на размещение. Все изменения в бронировании должны быть также внесены в компьютерную систему.

Если изменения возможны, то сотрудник отдела бронирования вносит изменения в уже имеющиеся подтверждения, корректирует отдельные детали бронирования и высылает в адрес клиента факс с пометкой «переподтверждение».

From: Reservation Department

Subject: reservation reconfirmation

Referring to your fax dated Desember 15, 2006, it is our pleasure to reconfirm the reguested reservation as follows:

GUEST NAME: ………

ARRIVAL DATE: 24.12.06

DEPARTURE DATE: 28.12.06

ROOM TYPE: 1 double Deluxe Room

ROOM RATE p/ night as contract

CONFIRMATION: 956105

Payments by cash or major credit carts are to be made in Roubles at the hotel"s rate.

If we can assist you in arranging air port transfer, making restaurant reservation, obtaining theater tickets or any other aspect of your visit to Moscow, plese do not hesitate to call us.

We look foaward to the pleasure of welcoming the guests to the Hotel “ ……” and assure you in advance of best care and attention.

With kind regards,

Reservation Department

Образец текста переподтверждения бронирования

Изменения

Фамилия/Family name: _________________________________________

Имя/Name: ___________________________________________________

Компания/Company: ___________________________________________

Дата приезда/Arrival: __________________________________________

Дата отъезда/Departure: ________________________________________

Новые даты/New dates: _________________________________________

_____________________________________________________________

Кем сделаны изменения/Changed by: ___________________________

Номер телефона/Phone Nr. : ___________________________________

Номер факса/Fax Nr.: _________________________________________

Адрес/Address: ______________________________________________

Образец бланка изменений в бронировании

Если бронирование невозможно по тем или иным причинам, то в таком случае отдел бронирования высылает официальный отказ в размещении, содержащий извинения, причину отказа, сообщает период улучшения ситуации со свободными номерами и выражает надежду на дальнейшее сотрудничество. Текст отказа может выглядеть следующим образом:

Дата: ___________

Кому: ___________

Уважаемые господа!

Руководство гостиницы «……» приносит Вам свои извинения. В связи с полной занятости номерного фонда гостиницы мы не сможем разместить Вас с _____ по _____ как было указанно Вашей заявке. Мы зарегистрировали Вашу заявку и, как только у нас появятся свободные номера, мы сразу сообщим Вам об этом.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

С уважением, Генеральный директор гостиницы «……» Петров Ф.Ф.

Образец текста отказа на английском языке:

Thank yiu for king fax and the interest in the “ …….”

During the above period we are already fully booked and we therefore are unable to confirm your booking request.

We pt your reservation on the waiting list and contact you as soon as the booking situation chges.

We regret that we can not give you a more positive answer at this time but we would be happy to welcome your clients on another occasion to our hotel.

With kind regards,

Reservation Department

FROM: HOTEL “………….” DATE:

Referring to your facsimile of …………………….reguesting

Reservation for …………………………………. .

Unfortunately we are unable to confirm________________

Out since hotel is completely sold out during the above period.

We do apologize but hope to hear from you again at the time when we are not so busy.

Thanks and best regards.

Часто для получения туристической визы необходимо предоставить в посольство д окумент об обеспечении проживания во время пребывания на территории страны, в которую едете. Это может быть письмо из отеля на фирменном бланке, со штампом и подписью сотрудника отдела бронирования.

А так как многие туристы не владеют языком иностранными языками, то вы можете воспользоваться примерами писем на английском языке. Обратите внимание, что фамилии и имена вы указываете как в загранпаспорте латинскими буквами. Даты пишите полностью, например, 12 May 2016.

ВАРИАНТ ПИСЬМА №1

Dear Sir / Madame,

I have booked a room in your hotel via booking.com for ______ (пишите свое имя и фамилию) and ______ (пишите свое имя и фамилию второго человека) f rom _______ (дата приезда) to ______ (дата отъезда). Could you, please send me a confirmation of my reservation with stamp and signature by fax _______(пишите номер вашего факса) I have to present this confirmation to the Consular Dept. of the _______(указываете страну посольства, которое выдает визы) Embassy in _______ (пишите город и страну, где находиться посольство) in order to obtain the entry visas.

Please indicate 2 the both names in this reservation confirmation:

_____________ (пишите имена и фамилии двух человек).

Yours faithfully

Ваше имя и фамилия

ВАРИАНТ ПИСЬМА №2

А вот образец письма с просьбой прислать подтверждение бронирования, которое осуществлялось через Booking.com:

Dear Sir/Madam,

I have made a reservation in your hotel via site www.booking .com:

Guestname: _____(пишите свое имя)

Room type: _____(пишите тип своей комнаты, например:Two Bedroom Apartment – for 2 persons (Non-smoking Preference))

Arrival: _____ (дата прибытия)

Departure: _____ (дата выезда)

Total price: ____ – € (сумма)

Could you please send me confirmation of my reservation (with your stamp and signature) by fax ______ (пишите номер вашего факса) and/or (и/или) e-mail _______ (пишите адрес своей электронной почты). I have to present this confirmation to the Consular Dept. of the _______ (указываете название страны в посольство которой вы понесете документ) Embassy in Moscow, Russian Federation in order to obtain the visas.

Если вам нужно, чтобы визы дали вам и еще кому-нибудь кроме вас, кто будет жить с вами в этом номере (муж\жена, ребенок, мама пап и пр.) пишите:

Please indicate names in this reservation confirmation:

_______ (пишите имена и фамилии, номера загранпаспортов)

Если нужно, чтобы стояло только ваше имя пишите:

Please indicate my names in this reservation confirmation:

_______(пишите свое имя, номер загранпаспорта)

Please kindly send the reservation confirmation to fax number: ______ (ваш номер факса) and to my e-mail: ______(ваш мейл)

Thank you for cooperation.

Best regards,

Ваше имя и фамилия

ВАРИАНТ ПИСЬМА №3:

I booked а room in your hotel ______ (пишите название отеля) ( //www.booking.com/ booking number 701.723.011 pin 0842).

I would like to get confirmation of booking by e-mail ________ (пишите адрес своей электронной почты). I need it for the embassy. It must be a scanned copy of booking confirmation sent by e-mail.

Acknowledgement must include the data of booking, date of stay, name, surname and passport of guests, and signature of the employee of the hotel booking and a stamp.

The guests:

________ (пишите имена и фамилии, номера загранпаспортов)

Acknowledgment must include the form of payment for accommodation.

Thank you very much!

Ваше имя и фамилия

Если указываете номер факса, не забудьте написать код страны и города.

18.09.2012 17:58

Вы подобрали тур и отправили заявку на бронь туроператору? Тогда давайте поговорим о сроках подтверждения бронирования .

Обычно этот процесс занимает от 1 до 3 суток. Все зависит от страны и туроператора, которые выбрал ваш клиент. При бронировании тура обязательно предупредите клиента, что подтверждение может занять некоторое время и не стоит паниковать, если заявка не была одобрена туроператором сиюминутно.

Некоторые ТО предоставляют туры с моментальным подтверждением. Поясним: в рамках самых популярных направлений туроператоры выкупают места в отелях и на рейсах авиакомпаний. И когда вы отправляете заявку именно на такой тур, подтверждение приходит в течение 10−20 минут.

Если же ТО не обзавелись выкупленными местами, то подтверждение тура происходит следующим образом: туроператор отправляет запрос о наличии мест в авиакомпанию, затем у принимающей стороны (компании, которая уже на месте связывается с отелями) или отеля напрямую уточняет, есть ли у них свободные номера. Только после получения ответов на все вопросы ТО сообщает вам о результате: подтверждает или отклоняет вашу заявку. Вот почему процесс подтверждения бронирования может занять несколько дней.

Чтоб купить тур на завтра мне пришлось ехать в брендовое турагенство (аннекстур-аннекс шоп) покупать через них (оплата картой была без комиссии, кстати), минуя систему workle. В автоматическом поиске workle тура естественно не было;).
А жаль. было бы удобно забронировать через инет, оплатить картой в инете, распечатать документы (или получить их в аэропорту)